Digitalizarea firmelor prin fonduri europene, de la definirea nevoilor până la implementare
Sprijinim firmele în pregătirea componentei digitale, ofertarea, furnizarea și implementarea soluțiilor prevăzute în proiect, în colaborare cu beneficiarul și consultantul de finanțare.
Fondurile europene pot susține investiția, dar rezultatul depinde de alegerea unor soluții potrivite și de o implementare bine coordonată.
- Ofertare adaptată proiectului
- Implementare și livrabile clare
- Suport înainte și după lansare
Eligibilitatea și procedura trebuie verificate în raport cu programul aplicabil, ghidul, contractul de finanțare și specialistul care gestionează proiectul.
PromoNet este furnizor tehnic de servicii digitale. Nu garantăm eligibilitatea, aprobarea proiectului sau decontarea. Procedura și condițiile se verifică cu specialistul în finanțare, pe documentele aplicabile.
- 15+
- Ani experiență
- 1000+
- Clienți
- 500+
- Locații administrate
- Integrat
- Servicii digitale
Ce înseamnă digitalizarea unei firme prin fonduri europene?
O finanțare poate permite achiziția și implementarea de soluții care îmbunătățesc procese, date, promovare, relația cu clienții, colaborarea, raportarea sau securitatea. Proiectul nu trebuie construit doar pe lista de cheltuieli disponibile.
Pornim de la problemă → obiectiv → proces → soluție → activități → rezultat măsurabil. Context general: Digitalizare IMM. Catalog activități: Servicii digitalizare IMM.
Finanțarea este mecanismul. Digitalizarea este schimbarea concretă produsă în activitatea firmei.
Pentru cine este potrivit un proiect de digitalizare finanțat?
Firmă cu procese manuale
- Fișiere separate
- Documente pe hârtie
- Activități repetitive
- Comunicare dificilă
Firmă care pierde solicitări
- Formulare necentralizate
- Lead-uri fără responsabil
- Oferte neurmărite
- Lipsă CRM
Firmă cu prezență online slabă
- Website vechi
- Lipsă magazin online
- Vizibilitate redusă
- Lipsă tracking
Firmă cu aplicații neconectate
- Website separat
- Facturare separată
- Fișiere separate
- Lipsă integrări
Firmă care se extinde
- Mai mulți angajați
- Mai multe locații
- Mai multe comenzi
- Nevoie de raportare
Firmă care dorește automatizări
- Emailuri
- Documente
- Follow-up
- Notificări
- Task-uri
Firmă cu proiect aprobat
- Furnizor
- Ofertă finală
- Implementare
- Documente
- Training
- Predare
Consultant care caută furnizor tehnic
- Clarificări tehnice
- Ofertă
- Specificații
- Livrabile
- Coordonare
Potrivirea proiectului depinde de nevoile firmei, condițiile apelului și capacitatea companiei de a utiliza soluțiile după implementare.
Ce poate include digitalizarea unei firme?
Website și prezență online
- Website prezentare
- Redesign
- Formulare
- Landing pages
- Tracking
- SEO tehnic
CRM și vânzări
Mixt: direct + coordonare
- Contacte
- Pipeline
- Lead-uri
- Follow-up
- Automatizări
- Rapoarte
ERP și procese operaționale
Coordonare / parteneri
- Analiză cerințe
- Coordonare furnizor ERP
- Integrare
- Import date
- Training pe fluxuri
Cloud și colaborare
Mixt: direct + coordonare
- Email profesional
- Documente
- Permisiuni
- Backup
- Migrare
Automatizări și AI
- Lead routing
- Notificări
- Follow-up
- Drafturi asistate
- Clasificare solicitări
Integrare, migrare, training, suport
- API / webhooks
- Import date
- Testare
- Instruire
- Mentenanță
- Administrare
Includerea efectivă depinde de ghid, buget, proiect, ofertă, contract, eligibilitate și capacitatea furnizorului — după verificarea documentelor aplicabile.
Tehnologii: Soluții digitalizare IMM.
De la nevoia firmei la soluția finanțată
- 1
Problema
Solicitările vin pe email, telefon și WhatsApp și nu sunt urmărite unitar.
- 2
Obiectivul
Centralizarea și urmărirea solicitărilor.
- 3
Soluția
CRM conectat cu website-ul.
- 4
Serviciile
Analiză, configurare, import, integrare, automatizări, training.
- 5
Livrabilele
CRM configurat, pipeline, formulare conectate, date importate, documentație.
- 6
Rezultatul urmărit
Mai puține lead-uri pierdute și vizibilitate asupra vânzărilor.
Exemplul 2 – Prezență online
Problemă: Website vechi și lipsa măsurării solicitărilor.
Soluție: Website nou, SEO tehnic și tracking.
Exemplul 3 – Procese repetitive
Problemă: Generarea manuală a documentelor și notificărilor.
Soluție: Automatizarea fluxurilor și conectarea aplicațiilor.
O soluție este justificată mai ușor atunci când legătura dintre problemă, activitate, livrabil și rezultat este clară.
Etapele unui proiect de digitalizare prin fonduri europene
- 1
Analiza nevoilor
Procese, probleme, aplicații, echipă, date, obiective și priorități.
- 2
Verificarea programului
Împreună cu specialistul în finanțare: condiții, eligibilitate, activități, cheltuieli, limite, termene, proceduri.
- 3
Definirea componentei digitale
Soluții, servicii, licențe, echipamente, integrări, training, mentenanță.
- 4
Pregătirea cerințelor
Cerințe funcționale, tehnice, de integrare, securitate, training și raportare.
- 5
Ofertarea
Servicii, produse, livrabile, costuri, termene, condiții, licențe, costuri recurente, excluderi.
- 6
Aprobarea și contractarea
După caz: aprobarea proiectului, procedura de achiziție, selecția furnizorului, contractul, calendarul.
- 7
Implementarea
Configurare, dezvoltare, integrare, migrare, testare, validare.
- 8
Trainingul
Utilizatori, administratori, documentație, materiale, sesiuni practice.
- 9
Predarea și acceptanța
Livrabile, accesuri, rapoarte, procese-verbale, verificări, acceptanță.
- 10
Suport și sustenabilitate
Mentenanță, monitorizare, utilizare, păstrarea documentelor, obligațiile proiectului.
Management general: Proiect digitalizare IMM.
Rolul consultantului și rolul furnizorului tehnic
Consultantul de finanțare
- Identificarea programului
- Condițiile de eligibilitate
- Pregătirea cererii
- Bugetul proiectului
- Documentele
- Relația cu autoritatea
- Raportarea
- Cererile de plată
- Procedurile
Furnizorul tehnic
- Analiza tehnică
- Definirea soluției
- Oferta
- Specificațiile
- Implementarea
- Integrarea
- Migrarea
- Testarea
- Trainingul
- Documentația tehnică
- Suportul
Beneficiarul
- Informații corecte
- Responsabili desemnați
- Validarea cerințelor
- Respectarea procedurilor
- Aprobarea livrabilelor
- Participarea la testare
- Utilizarea soluțiilor
- Păstrarea documentelor
Consultantul de finanțare și furnizorul tehnic au roluri diferite, dar trebuie să colaboreze pentru ca soluția propusă să corespundă proiectului.
Alegerea partenerului: Furnizor servicii digitalizare IMM.
Cum se pregătește componenta digitală a proiectului?
- Descrierea companiei
- Situația actuală
- Procesele afectate
- Problemele identificate
- Obiectivele
- Utilizatorii
- Soluțiile existente
- Soluțiile propuse
- Cerințele
- Integrările
- Datele de migrat
- Licențele
- Echipamentele
- Trainingul
- Mentenanța
- Indicatorii
- Livrabilele
- Calendarul
- Responsabilitățile
- Costurile recurente
O componentă digitală bine pregătită trebuie să poată fi înțeleasă atât de beneficiar și consultant, cât și de furnizorul care urmează să o implementeze.
Analiză și prioritizare: Consultanță digitalizare IMM.
Cum trebuie pregătită oferta furnizorului?
Datele furnizorului
- Denumire
- Identificare
- Contact
- Valabilitate
Obiectul ofertei
- Descrierea generală a soluției
Produse și servicii
- Software
- Licențe
- Echipamente
- Implementare
- Integrare
- Migrare
- Training
- Suport
- Mentenanță
Livrabile
- Ce se predă concret
Costuri
- Inițiale
- Recurente
- Terți
- Opționale
- Taxe, unde este cazul
Termene și responsabilități
- Durată
- Etape
- Dependențe
- Furnizor
- Beneficiar
- Terți
Excluderi și condiții
- Ce nu este inclus
- Plată
- Valabilitate
- Suport
- Proprietate
- Licențiere
O ofertă utilizată într-un proiect finanțat trebuie să poată fi corelată ușor cu bugetul, activitățile și livrabilele proiectului.
Ce trebuie verificat înainte de contractarea furnizorului?
- Experiența relevantă
- Serviciile furnizate direct
- Partenerii implicați
- Capacitatea de implementare
- Disponibilitatea
- Termenele
- Documentația
- Suportul
- Licențele
- Costurile recurente
- Proprietatea conturilor
- Accesul la date
- Integrările
- Migrarea
- Trainingul
- Criteriile de acceptanță
- Garanțiile contractuale
- Condițiile de plată
- Continuitatea după proiect
Prețul este doar una dintre componente. O ofertă mai ieftină poate implica mai puține servicii, limitări sau costuri recurente mai mari.
Procedura de achiziție și alegerea furnizorului
Procedura poate varia în funcție de factorii de mai jos. Nu oferim instrucțiuni juridice ferme și nu inventăm praguri sau număr de oferte.
Factori care influențează procedura
- Program
- Valoare
- Tipul beneficiarului
- Contractul de finanțare
- Ghid
- Procedurile aplicabile
- Modificări legislative
Cerințe care pot apărea
- Publicare
- Solicitarea ofertelor
- Specificații
- Criterii
- Compararea ofertelor
- Conflict de interese
- Documentare
- Justificarea alegerii
- Contractare
- Arhivare
Procedura exactă trebuie stabilită împreună cu specialistul în finanțare și verificată în documentele aplicabile proiectului. Nu publicăm pe site un număr fix de oferte sau praguri financiare universale.
Implementarea soluțiilor digitale
- 1
Planificare
Calendar, responsabili, accesuri, dependențe, livrabile.
- 2
Configurare
Conturi, roluri, setări, fluxuri, module.
- 3
Dezvoltare
Website, funcționalități, personalizări, automatizări.
- 4
Integrare
API, formulare, CRM, analytics, aplicații terțe.
- 5
Migrare
Export, curățare, mapare, import, validare.
- 6
Testare
Tehnică, funcțională, utilizatori, date, verificări de bază.
- 7
Training
Administratori, utilizatori, documentație, proceduri.
- 8
Lansare
Activare, verificare, suport, monitorizare.
Implementarea trebuie urmărită în raport cu oferta și contractul, nu doar cu o listă informală de cerințe.
Detalii de execuție: Implementare digitalizare IMM.
Livrabile și dovezi de implementare
Livrabile tipice
- Website funcțional
- Magazin online
- Conturi
- CRM configurat
- Automatizări
- Integrări
- Date migrate
- Licențe
- Dashboard-uri
- Tracking
- Campanii configurate
- Documentație
- Ghiduri
- Materiale de training
- Rapoarte de test
- Accesuri
- Procese-verbale
- Raport final
- Plan de mentenanță
Dovezi (în funcție de proiect)
- Capturi
- URL-uri
- Rapoarte
- Conturi
- Licențe
- Documente de predare
- Procese-verbale
- Liste de participanți
- Materiale de training
- Documentație tehnică
- Facturi
- Confirmări de activare
Dovezile exacte se stabilesc pe cerințele proiectului — nu ca listă universală pe site.
Testarea, acceptanța și recepția
Criterii de acceptanță
Definite înainte de final, pe livrabilele din ofertă și contract.
Testare tehnică
Funcționare, performanță, integrare, erori, compatibilitate.
Testare funcțională
Procese, scenarii, formulare, rapoarte, automatizări.
Validarea beneficiarului
Verificarea livrabilelor, feedback, confirmare, excepții.
Recepția
Proces-verbal, raport, accesuri, documentație, confirmarea trainingului.
Recepția trebuie să confirme că livrabilele contractate au fost predate și verificate, nu doar că furnizorul a finalizat activitatea internă.
Trainingul echipei
Roluri
- Utilizatori
- Administratori
- Management
- Vânzări
- Marketing
- Operațional
- IT intern
Ce poate include
- Sesiuni live
- Demonstrații
- Exerciții
- Ghiduri
- Materiale video
- Proceduri
- FAQ intern
- Recapitulare
- Suport inițial
Trainingul trebuie raportat la rolurile utilizatorilor și la activitățile pe care aceștia le vor realiza în sistem.
Costuri inițiale și costuri recurente
Costuri inițiale
- Analiză
- Dezvoltare
- Configurare
- Integrare
- Migrare
- Echipamente
- Training
- Lansare
Costuri recurente
- Licențe
- Hosting
- Suport
- Mentenanță
- Administrare
- Backup
- Cloud
- Campanii
- Monitorizare
- Abonamente terțe
Compania trebuie să verifice dacă poate susține costurile recurente după finalizarea perioadei finanțate. Unele cheltuieli pot rămâne în sarcina beneficiarului.
Sustenabilitatea proiectului după implementare
- Menținerea activelor
- Plata licențelor
- Actualizarea sistemelor
- Utilizarea soluțiilor
- Păstrarea accesurilor
- Monitorizarea
- Securitatea
- Backup-ul
- Trainingul noilor angajați
- Raportarea indicatorilor
- Perioada de sustenabilitate
- Păstrarea documentelor
Întrebări de control
- Cine administrează soluția?
- Cine plătește licențele?
- Cine oferă suport?
- Cum sunt gestionate conturile?
- Cum se fac backup-urile?
- Ce se întâmplă dacă se schimbă furnizorul?
- Unde este păstrată documentația?
- Cum sunt instruiți utilizatorii noi?
Riscuri frecvente în proiectele de digitalizare finanțate
Soluții alese doar pentru că sunt eligibile
Măsură: Corelarea cu procesele și obiectivele reale.
Cerințe insuficient definite
Măsură: Document de cerințe înainte de ofertare.
Costuri recurente ignorate
Măsură: Calcularea costului total de utilizare.
Termene nerealiste
Măsură: Calendar care include testare și feedback.
Furnizori necoordonați
Măsură: Responsabil unic și plan comun.
Date de slabă calitate
Măsură: Audit și curățare înainte de migrare.
Lipsa implicării echipei
Măsură: Utilizatori-cheie și training.
Livrabile neclare
Măsură: Descriere, format și criterii de acceptanță.
Integrări neverificate
Măsură: Analiză API înainte de contractare.
Schimbări necontrolate
Măsură: Procedură formală de schimbare.
Dependență de un singur cont
Măsură: Conturi deținute de beneficiar și acces documentat.
Documentație incompletă
Măsură: Checklist de predare.
Lipsa suportului după lansare
Măsură: Definirea mentenanței în ofertă.
Utilizare redusă
Măsură: Training, monitorizare și optimizare.
Cel mai mare risc este implementarea unei soluții care există tehnic, dar nu este utilizată în activitatea reală.
Exemple de configurații pentru firme
Afacere locală
- Website
- Google Business Profile
- SEO local
- Formulare
- Tracking
- Google Ads
- CRM simplu
- Training
Firmă de servicii
- Website
- CRM
- Ofertare
- Automatizări
- Documente
- Programări
- Analytics
- Suport
Magazin și distribuție
- Magazin online
- Gestiune (coordonare)
- CRM
- Integrare
- Marketing
- Raportare
Firmă cu mai multe departamente
- Audit
- Cloud
- CRM
- ERP (coordonare)
- Automatizări
- Integrare
- Training
Configurațiile sunt orientative și trebuie adaptate ghidului, bugetului și proceselor fiecărei firme. Nu sunt proiecte aprobate sau studii de caz reale.
Cum poate contribui PromoNet?
Înainte de depunere sau contractare
- Analiză digitală
- Clarificarea nevoilor
- Recomandări
- Definirea serviciilor
- Estimarea livrabilelor
- Ofertă
- Descriere tehnică
- Răspunsuri la clarificări
După aprobarea proiectului
- Actualizarea ofertei
- Planificare
- Contractare
- Implementare
- Configurare
- Integrare
- Migrare
- Testare
La predare
- Training
- Documentație
- Accesuri
- Raport de testare
- Dovezi
- Proces-verbal
- Suport la recepție
După lansare
- Mentenanță
- Administrare
- SEO
- Google Ads
- Google Business Profile
- Monitorizare
- Suport
- Optimizare
Serviciile concrete depind de proiect, capacitatea internă, partenerii implicați, contract și cerințele programului — în limita serviciilor contractate.
15+
Ani experiență
1000+
Clienți
500+
Locații
100+
Orașe
Integrat
Servicii digitale
Coordonare
Cu consultantul de finanțare
Colaborarea cu firmele de consultanță
PromoNet poate colabora ca partener tehnic — fără a afirma parteneriate nominale neconfirmate.
Cum colaborăm
- Clarificarea nevoilor tehnice
- Pregătirea ofertelor
- Structurarea livrabilelor
- Descrierea componentelor digitale
- Estimarea etapelor
- Răspunsuri tehnice
- Implementare
- Documentare
- Training
- Suport
Avantaje
- Comunicare directă
- Delimitarea rolurilor
- Documente clare
- Ofertare transparentă
- Livrabile verificabile
- Suport în implementare
Ce nu poate garanta un furnizor tehnic?
Nu garantăm
- Aprobarea proiectului
- Eligibilitatea solicitantului
- Eligibilitatea tuturor costurilor
- Obținerea punctajului
- Selectarea proiectului
- Decontarea
- Interpretarea finală a autorității
- Lipsa modificărilor legislative
- Aprobarea unei achiziții
- Rezultate comerciale automate
- Poziții garantate în Google
- Vânzări garantate
- Eliminarea completă a riscurilor
Putem asuma contractual
- Livrarea serviciilor contractate
- Respectarea specificațiilor agreate
- Predarea documentelor
- Suportul agreat
- Remedierea în condițiile contractului
Întrebări de pregătit înainte de solicitarea unei oferte
- Ce problemă dorim să rezolvăm?
- Ce proces vrem să îmbunătățim?
- Cine va utiliza soluția?
- Câți utilizatori vor exista?
- Ce aplicații folosim deja?
- Ce date trebuie migrate?
- Ce integrări sunt necesare?
- Ce rezultate urmărim?
- Ce buget este prevăzut?
- Ce termen există?
- Ce activități sunt eligibile? (cu specialistul)
- Ce costuri recurente putem susține?
- Ce responsabil intern avem?
- Ce documente trebuie predate?
- Ce perioadă de suport este necesară?
- Ce se întâmplă după finalizarea finanțării?
Resurse utile pentru proiect
Spune-ne în ce etapă se află proiectul
Completează informațiile disponibile. Nu e necesar să ai deja toate soluțiile tehnice definite.
Pregătești sau implementezi un proiect de digitalizare?
Te ajutăm să clarifici componenta digitală, să definești soluțiile, să pregătești oferta și să implementezi serviciile prevăzute în proiect, în colaborare cu consultantul și echipa beneficiarului.
Poți solicita o analiză indiferent dacă proiectul este în pregătire, aprobat sau deja în implementare.